Slik behandler vi personopplysninger om våre ansatte

Publisert 31.05.2018 av Infotjenester AS
Sist endret 31.05.2018 av Infotjenester AS #846

Personalhåndbok/ Personvern/ Slik behandler vi personopplysninger om våre ansatte

I virksomheten behandler vi en rekke personopplysninger om deg som arbeidstaker. Eksempler på slike personopplysninger er navn, fødselsnummer, adresse, søknader, cv, kontonummer, timelister, lønn, trekk i lønn, fravær, referat fra samtaler, advarsler.

Vi er opptatt av at dine personopplysninger skal behandles i samsvar med reglene i personopplysningsloven. Her får du informasjon om hvordan vi behandler dine opplysninger og hvilke rettigheter du har i tilknytning til behandlingen. Har du spørsmål til dette kan du også ta kontakt med nærmeste leder/ vårt personvernombud/ HR/ andre.

Hvorfor må vi behandle dine personopplysninger?

Vi behandler dine personopplysninger både fordi dette er nødvendig for å oppfylle den arbeidsavtalen som du har inngått med oss og fordi det er en rekke lovregler som krever dette. Eksempler på lovregler er regnskapslovgivningens krav til oppbevaring av opplysninger knyttet til regnskapet, arbeidsmiljølovens krav til at vi skal ha oversikt over din  arbeidstid,  folketrygdlovens og arbeidsmiljølovens regler om oppfølging av sykefravær.

Personopplysninger i vårt HR/HRM system

For å administrere arbeidsforholdet benytter vi følgende system OCS.

Tilgangen til dine personopplysninger i dette systemet styres ut fra hvem som har tjenestelig behov for dette. For å få tilgang benyttes pålogging med passord som skiftes hver 8'ende uke.

Vi har også en del dokumenter i manuelle personalmapper i låst arkivskap. Dette skapet er det bare vår HR-/personalavdeling som har tilgang til.

Lønnsopplysninger - lønnssystem

For å behandle, herunder utbetale, lønn benyttes OCS. Din lønnsslipp sendes deg på e-post eller post.

Bruk av bilder av ansatte

I noen stillinger hos oss profileres den ansatte med bilde på vår hjemmeside. En slik profilering forutsetter at arbeidstaker samtykker til dette. Der det er aktuelt å profilere ansatte på denne måten, vil vi sørge for at det blir innhentet samtykke. I et slikt samtykke vil det også gis informasjon om retten til å trekke tilbake samtykke.

Utlevering av personopplysninger til andre virksomheter

I noen tilfeller er det nødvendig å utlevere opplysninger til andre virksomheter.
Dette kan være i forbindelse med revisjon eller ved "påse" plikten der bedriften er underleverandør til andre virksomheter.

Lagring av opplysninger

Hovedregelen i regnskapslovgivningen er at opplysninger knyttet til lønnsutbetalinger skal lagres i fem år. Andre personopplysninger vil bli oppbevart så lenge det er nødvendig ut  fra formålet med  at opplysningene ble innhentet.

I henhold til våre retningslinjer benytter vi følgende oppbevaringstid på følgende dokumenter/ opplysninger :

  • Arbeidsavtale
  • CV, kursbevis
  • Vitnemål
  • Attester
  • Søknad om permisjon/ redusert arbeidstid
  • Advarsler
  • Referat fra medarbeidersamtaler
  • Sykmelding
  • Profilbilde av ansatte
  • Kopi av pass